3 december 2020, door Jessica Hoeben

De magie van business tooling zit in gebruiksvriendelijkheid

Planning, verlof aanvragen, uren boeken; dagelijkse taken die in elk bedrijf geregeld moeten worden. In sommige bedrijven staan ze centraal, voor andere bedrijven is het bijzaak. Zo’n proces is niet zozeer leuk, maar wel noodzakelijk. Bij onze oplossingen staat de gebruiksvriendelijkheid van de business tooling centraal. De winst valt voor een bedrijf namelijk vaak te behalen in de efficiëntie van de bedrijfsprocessen.

Hoe gebruiksvriendelijker een tool is, hoe gestroomlijnder alle processen zullen verlopen. Dit betekent minder tijd per taak en onderaan de streep minder kosten voor het bedrijf. Wij ontwikkelen daarom tooling waar de gebruiker écht blij van wordt; simpele flows en goodlooking designs. Daarin zit voor ons de magie, met als resultaat: een ijzersterke employer brand, gestroomlijnde bedrijfsprocessen en realistische doelstellingen, op basis van betrouwbare data.

Gebruikers moeten niet met de tooling kúnnen werken, ze moeten het wíllen

Bij digitaliseren wordt vaak gedacht aan het digitaliseren van een bestaand proces. Maar een bestaand proces sluit lang niet altijd aan op de ideale werkwijze van de eindgebruiker. Het gevolg is dat een tool wordt geïntroduceerd die niet lekker wordt ontvangen met als gevolg dat het niet goed of zelfs helemaal niet wordt gebruikt. Het succes van business tooling valt of staat dan ook met de mate waarin de tool is afgestemd op de eindgebruiker en dat begint bij het creëren van de ideale flow.

Afbeelding

Betrokken en gemotiveerde collega’s dankzij 1 centrale tool

Roscom Promotie staat dagelijks voor de uitdaging om 100 collega’s te ondersteunen en motiveren bij hun werkzaamheden. Ze gebruikten hiervoor verschillende tools. Het kon gebruiksvriendelijker en daarom ontstond de behoefte aan meer efficiëntie en eenvoud in de werkprocessen. Zowel voor het aansturen van de teams, als voor de eindgebruikers zelf. We brachten de processen in kaart, versimpelden deze en brachten ze onder in 1 centrale tool. Het resultaat is een hippe gebruiksvriendelijke tool waarin alle werkprocessen zijn ondergebracht en die ook nog eens twee stappen vooruit denkt.

Zelf het veld in

Het in kaart brengen van de processen en uitdagingen van een bedrijf is niet altijd in een paar gesprekken onder te brengen. Daarom draaien we geregeld een dag mee in de organisatie van onze klanten; met Moderna reden we mee op de vrachtwagen en we draaiden met Timing mee in een fabriek. Hierdoor kunnen we ons beter verplaatsen in de eindgebruiker en geeft het ons gedetailleerd inzicht in de werkprocessen. We leggen zo rechtstreeks de vinger op de zere plekken, want kansen voor verbetering zijn er altijd!

Afbeelding

Bedrijfsprocessen moeten voortvloeien uit efficiëntie en niet uit beperkingen

User value als uitgangspunt
Een goede business tool biedt mogelijkheden die er voorheen niet waren en draagt op zijn minst bij aan:

  • het creëren van overzicht binnen een grote hoeveelheid taken en informatie;
  • een logische leidraad binnen een flow in de vorm van bijvoorbeeld een eenvoudig stappenplan als het gaat om een reeks handelingen, om zo de cognitieve load per stap te verkleinen;
  • flexibiliteit wanneer de realiteit soms iets anders vereist dan de vooraf gedefinieerde stappen;
  • vrijheid om te werken zoals de eindgebruikers dat prettig vinden;
  • snelheid in een flow van taken, zodat deze in no time uitgevoerd kunnen worden, waardoor de eindgebruiker zich kan focussen op zijn taken en niet op het werken met de tool. Op die manier wordt de tool een integraal onderdeel van het werk;
  • volledigheid en controle voor de gebruikers, wanneer meerdere functionaliteiten in één custom tool worden aangeboden.

4 onmisbare stappen naar een gebruiksvriendelijke business tool

1. Alle rollen goed vertegenwoordigd aan de tekentafel
De eerste stap richting een gebruiksvriendelijke business tool begint aan de tekentafel, daar moeten alle rollen goed vertegenwoordigd zijn. We betrekken niet alleen het management in het proces, maar ook iemand van de werkvloer die met de tool gaat werken; de belangrijkste persoon bij het creëren van een gebruiksvriendelijke tool.

2. Het belang van design
Soms zijn bepaalde strikte richtlijnen in werkprocessen onvermijdelijk en voor de gebruiker niet altijd even leuk. Design speelt een grote rol bij het in kaart brengen van deze werkprocessen, en om die vervolgens compact en eenvoudig te vertalen naar een duidelijke en prettige gebruikerservaring. Dit doen we door eerst te onderzoeken en vast te leggen wat de werkwijze is van het bedrijf en alle medewerkers. Ook definiëren we eventuele knelpunten. Daarnaast is het erg belangrijk om draagvlak te creëren bij de gebruikers door ze te blijven betrekken in het proces. Bij dit soort projecten werken we als designers daarom vaak met een MVP; een prototype waarin enkel de kernfuncties- en features inzichtelijk worden gemaakt. Dit is voor zowel de ontwerper als de eindgebruiker een must om uiteindelijk te komen tot het beste eindproduct. Zo ervaart de gebruiker al in een vroeg stadium hoe het is om met de tool te werken, en kan hij zijn feedback geven.

'Een goede business tool is niet hetzelfde als het in een nieuw jasje gieten van oude processen'

3. Testing en het bewaken van de MVP
Testing in de pilotfase is essentieel en doen we bewust met een selecte groep gebruikers; groot genoeg voor waardevolle input, en klein genoeg om in detail naar de gebruikers te kunnen luisteren. Het is niet mogelijk om, vooral als het om het stroomlijnen en vernieuwen van werkprocessen gaat, alles van tevoren tot in perfectie uit te denken.

4. Implementatie en onboarding; de kracht van de eerste indruk
Tenslotte de laatste fase: de implementatie en onboarding. Een goede start is essentieel. Het is belangrijk dat iedereen aan boord is voordat de tool in gebruik wordt genomen, zodat gebruikers niet voor verrassingen komen te staan bij de eerste kennismaking. We vragen daarom eerst alleen naar de informatie die echt nodig is om de tool te gebruiken. Overige informatie om de tool bijvoorbeeld te personaliseren wordt pas gevraagd wanneer deze nodig is.

Toe aan een gebruiksvriendelijke én goodlooking business tool?

Creatief strateeg Lotte Nijland drinkt graag een kop koffie met je om je te vertellen over onze aanpak. Neem contact op met Lotte via lnijland@move4mobile.com.

Ook interessant om te lezen