De beste weg van user story tot waardevolle output

27 juli 2020, door Jessica Hoeben

Wil je échte user value bieden, dan is een heldere user story en een gestroomlijnde workflow essentieel. Als mobile agency weten we als geen ander hoe je de vaart houdt in je project en de kwaliteit bewaakt. Twee van onze specialisten delen hun visie op de best practice. Jeffrey, senior iOS developer met scherp oog voor procesverbetering, praat met delivery manager Arjan over coole cases en ultieme samenwerkingen.

In het kort

ARJAN MAZEE woont in Zwolle en werkt een jaar bij Move4Mobile als delivery manager. Arjan regelt afspraken met klanten en zorgt ervoor dat geleverd wordt wat is afgesproken. In zijn vrije tijd fietst (MTB & race) Arjan graag. Zijn verborgen kwaliteit is om anderen te helpen de zaken in het juiste perspectief te laten zien. Zijn grootste droom is een leven en wereld zonder zorgen waarin je in goede gezondheid toffe dingen kunt ondernemen.

JEFFREY SCHONEWILLE woont in Meppel en werkt zes jaar bij Move4Mobile als senior iOS developer. Ook is Jeffrey leider van de (iOS) alignment sessies, waarbij hij continu werkt aan procesverbetering. In zijn vrije tijd sport hij graag met vrienden in de sportschool. Jeffrey zijn verborgen kwaliteit is dat hij erg goed kan koken. Zijn grootste droom is om de wereld rond te reizen.

Wat is essentieel in een goede samenwerking met zowel het team als met de klant?

Jeffrey: “Goede communicatie staat voorop. Je ziet nog wel eens dat mensen niet alles zeggen en dit leidt verderop in het proces tot problemen. Doorvragen en kritisch zijn is erg belangrijk. Ook is een goede samenwerking tussen developers, analisten, de product owner en de scrum master in het hele spel onmisbaar.”

Arjan: “Eens, en daar wil ik commitment aan toevoegen. Zowel bij ons als bij de klant. Aan de kant van het ontwikkelteam vind ik het superbelangrijk dat iedereen goed weet wat we maken en ook waaróm. Daarmee bereik je dat mensen aanzienlijk meer initiatief en verantwoordelijkheid nemen om het project tot een goed einde te brengen. Vanuit de klant hebben we het liefst korte lijnen met de betrokkenen. Daarnaast is het van belang dat er regelmatig knopen kunnen worden doorgehakt, liefst door de product owner. Hiermee voorkom je dat wij als ontwikkelteam onnodig stilvallen.”

JEFFREY “Een product owner en scrum master moeten continu aan elkaar trekken om een goed product af te leveren”

Jeffrey: “En goed om te noemen is het belang van een goede product owner in combinatie met een scrum master. Dit zijn twee rollen die continu aan elkaar moeten trekken om een goed product af te leveren. Een product owner is er voor de stakeholders en wil zo snel mogelijk vooruit. De scrum master is er voor het ontwikkelteam, bewaakt het proces en zorgt voor verbetering daarin. Deze combinatie is goud waard voor de efficiëntie van en samenwerking tijdens het project. Bij gebrek aan die capaciteit bij de klant springen wij bij.”

Wat is de beste workflow om tot waardevolle output te komen?

Arjan: “Begin klein, valideer aannames en bouw iteratief richting een verfijnd resultaat. Dat is de beste aanpak. De eerste stap is om tot een globale, heldere user story te komen en om de user- en business value te bepalen. Vervolgens bepalen we de scope; aan welke requirements moet worden voldaan. Ik ga bij grotere projecten uit van de Minimum Viable Product (MVP); wat is de klantbehoefte en hoe beantwoordt een app of tool die in essentie? Vervolgens starten we met een pilot en als dit slaagt, gaan we verder finetunen. We leven in een wereld waarin alles snel gaat, ook klantbehoeften. Veerkracht is daarom belangrijk, en het vermogen om de scope op de klantbehoefte aan te passen. Daar is scrum op ingericht. Tegen de tijd dat deel A is uitgewerkt, zijn deel B en C misschien al niet meer van voldoende klantwaarde. Dan is het zonde als je het al hebt gebouwd. We besparen onze klanten op deze manier veel tijd en onnodige investeringen.”

ARJAN “Begin klein, valideer aannames en bouw interatief richting een verfijnd resultaat”

Jeffrey: “We hanteren een Refine & Design fase waarin we de user story als input gebruiken. Samen wordt de gewenste oplossing uitgewerkt en een design of mockup gemaakt, om de oplossing te valideren en eventueel aan te passen. We werken met Jira, management software voor user stories. Het begint met het juist inrichten van deze tool, hoe je je lanes (lees: workflow, needs refining - to-do - in progress - testing - done) en statussen inricht. Hierna kan iedereen stories inschieten die vervolgens de status “Needs refining” krijgen. Dit betekent dat het een potentieel ticket is die verder uitgewerkt (of afgewezen) wordt. Vervolgens zetten we deze stories in toekomstige sprints en vullen we die aan met acceptatiecriteria en beschrijvingen. Bij aanvang van een nieuwe sprint kijken we naar de stories en besluiten we of een ticket goed genoeg is om te worden opgepakt.”

Afbeelding

Wat maakt jullie onmisbaar in het team?

Jeffrey: “Ik zeg altijd waar het op staat en ben niet bang om mijn mening te geven. Tegelijk kan ik met iedereen goed opschieten. En die user story, daar sluit ik me bij aan. Waar ik zelf alert op ben is de waarde van een bepaalde user story en epic. Zo had de CEO van een klant van ons ooit het idee dat al hun eindgebruikers dagelijks uren moeten spenderen in hun app voordat deze als ‘succesvol’ kon worden gezien.

De product owner vertaalde dat er onder andere naar dat hij games wilde gaan bouwen in de app. Ik ben toen met verschillende mensen gaan zitten en gaf ze de ING app als voorbeeld om te laten zien wat het doel is van een zakelijke app. Die app is een van de beste apps die ik ken: doet wat ‘ie moet doen, en doet dat goed. Het liefst maak ik er per keer niet langer dan 1 minuut gebruik van, maar het is nog steeds de beste app die ik ken. Uiteindelijk is die klant dan ook van zijn idee afgestapt. Een ander voorbeeld bij dezelfde klant was de inlog. Deze was een knelpunt en gaf problemen bij de onboarding. Een situatie die je echt niet wilt, want als mensen bij de onboarding al afhaken, dan heeft de rest weinig zin meer. We hebben daarom geadviseerd een native inlog te bouwen, wat we ook hebben gedaan.”

ARJAN “Een high performance team komt alle details snel te weten, is steeds op zoek naar nuttige feedback, maar is ook in staat stories af te ronden”

Arjan: “Ook naar aanleiding van de voorbeelden van Jeffrey, ik spreek voor heel Move4Mobile, wij zijn geen organisatie waar je een opdracht bij neerlegt. We gaan niet zomaar akkoord met een plan. Het is zoals gezegd natuurlijk mijn rol om kritisch te zijn op wat de klant wil, maar dus net zo goed die van mijn collega’s. We gaan een langdurige samenwerking aan met onze klanten waarbij we hen met al onze kennis en ervaring adviseren over de juiste keuzes, van eerste idee tot oplevering van de app. Daar zit onze waarde. En dat we goed door kunnen pakken natuurlijk.”

Topsnelheid houden in een proces, hoe doe je dat precies?

Arjan: “De grootste snelheid behaal je door snel te schakelen, maar ook door alles af te ronden per sprint. Een high performance team komt alle details snel te weten, is steeds op zoek naar nuttige feedback, maar is ook in staat stories af te ronden. Complexiteit moet geen reden zijn om meer tijd aan één specifiek onderdeel te besteden.”

Jeffrey: “En daarnaast werken in sprints van de juiste termijn. De sweetspot is wat mij betreft twee tot drie weken. Niet langer, niet korter. Werk je aan een sprint van één week, dan zit je alleen maar in refinement- of retrospective sessies. Werk je aan een sprint van drie tot vier weken, dan verlies je een stukje agile, omdat je al voor vier weken commitment geeft. Daarnaast werkt het wat mij betreft echt top als we twee refinements hebben per week, zoals we dit doen bij de app van supermarktketen PLUS. Daar zijn we superscherp op de planning en kunnen we snel weer door. Ook werken we bij PLUS met pre refinements; voordat we een refinement ingaan, spreekt een van de analisten al een aantal punten door met iemand van het ontwikkelteam. Zo hoeven we tijdens de refinement niet lang te discussiëren over een specifiek punt en besparen we de meeste developers een hoop tijd.

Dit pakt bij verschillende andere klanten ook goed uit. Vaak werken we met een externe product owner. Elke sprint leveren we een versie op die de product owner in handen krijgt, waarna we die samen met het hele team bespreken, inclusief de product owner. Geen gelaagde communicatiestructuur dus, maar juist heel plat. Tijdens zo’n sessie wordt naar ieders input geluisterd en kunnen we snel schakelen. De lijnen zijn bovendien superkort, dus de drempel is laag om elkaar op te bellen om wat te overleggen. Op zo’n manier komt agile echt goed tot z’n recht.”

Hoe houd je elkaar scherp in zo’n groot team?

Jeffrey: “Het is belangrijk om een goede modus te vinden om te werken en om alles met elkaar te delen. Bij PLUS heb ik me bijvoorbeeld helemaal vastgebeten in de architectuur van de app, en als ik er niet ben, moeten vragen hierover wel alsnog beantwoord worden. Ik maak in dat soort gevallen altijd een diagram of een document en plaats dat in de comments in Jira, net als mijn collega’s. Het zijn vaak kleine dingen die impact maken. Het gaat erom dat je nét even dat stukje verantwoordelijkheid pakt. Daarnaast hebben we regelmatig alignment sessies, waarin we met alle developers per discipline bij elkaar zitten. Hierin bespreken we onder andere of code conventions nog voldoen.”

JEFFREY “Het zijn vaak kleine dingen die impact maken. Het gaat erom dat je nét even dat stukje verantwoordelijkheid pakt”

​Arjan: “We willen met Move4Mobile elke dag beter worden, daar zijn onder andere die alignment sessies voor. Letterlijk: zitten we op één lijn en wat wordt onze richting. Dat kan alle kanten op gaan, maar in ieder geval vooruit: hoe doen wij dingen, wat zijn best practices, hoe maken we code beter beheersbaar, kunnen we testing verder automatiseren? Maar ook: hoe kunnen we het best met elkaar communiceren, hoe laten we junioren het best tot hun recht komen. Het is super belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven, wat op z’n tijd natuurlijk ook prima kan met een biertje!”

Wil jij ook échte user value bieden?

Arjan vertelt je graag meer over onze aanpak.

Amazee@move4mobile.com | 038 760 17 50

Ook interessant om te lezen