Digitale werkmappen voor Enexis

Papieren werkmappen zijn verleden tijd voor Enexis. Vanaf heden gebruiken Enexis technici in de regio Drenthe de nieuwe app, genaamd ‘Enexis Digitale Werkmappen’. Naast een weekplanning voor storingen is ook alle benodigde documentatie rondom beheer en onderhoudswerkzaamheden in de app te vinden. Move4Mobile heeft dit systeem voor Enexis Drenthe ontwikkeld, waardoor de planning en uitvoering van storingen, onderhoudswerkzaamheden en andere interne opdrachten is gedigitaliseerd.

De vraag van Enexis

Enexis is één van de zeven netwerkbedrijven in de energiebranche en zorgt voor het transport van elektriciteit en gas van miljoenen klanten. Het beheer van het elektriciteits- en gasnet is de belangrijkste maatschappelijke taak van Enexis. 

Zonder het te beseffen wordt er bijna 24 uur per dag, 7 dagen in week door vele medewerkers werkzaamheden uitgevoerd aan het elektriciteits- en gasnet. Voor het uitvoeren van hun werkzaamheden werd er voorheen gebruik gemaakt van een papieren werkmap. Deze papieren werkmappen, die door werkvoorbereiders op kantoor werden aangemaakt, bestaan uit verschillende formulieren, documenten en checklists. Hoewel de papieren werkmappen alle informatie bevatten die de technici nodig hebben was de aanmaak en de verspreiding hiervan erg arbeidsintensief. Ook is een stapel papieren in een map niet erg praktisch tijdens de uitvoer van werkzaamheden en niet meer van deze tijd.

Afbeelding

Maatwerkoplossing

Move4Mobile ontwikkelde voor de technici van Enexis een gebruiksvriendelijke Android tablet app, waarmee zij op elk moment van de dag beschikken over hun werkmappen en planning. De app is zo gemaakt dat deze ook offline gebruikt kan worden.
 

'In dit project kwam het aan op de kleinste details. Een standaard rijtjeswoning voldeed niet voor Enexis, ze hadden een uniek ontworpen villa nodig.'

Jan Gerard Gerrits - Delivery Manager van dit project


Taken kunnen op locatie worden ingezien, werkzaamheden uitgevoerd en formulieren ingevuld. Wanneer er weer verbinding is met het internet wordt de informatie automatisch gesynchroniseerd naar de server.

 

Afbeelding

Webportaal

Voor de werkvoorbereiders en uitvoerders ontwikkelden we een webportaal waar werkmappen kunnen worden aangemaakt en beheerd. Een werkmap omvat alle informatie die nodig is om werkzaamheden goed, verantwoord en veilig uit te voeren. Om voor een sluitende verantwoording te zorgen van de uitgevoerde werkzaamheden, wordt op taakniveau tot in detail bijgehouden hoe de uitvoer is verlopen. De app zorgt er ook voor dat de audit op specifieke processen overzichtelijker is geworden.

 

Afbeelding

Veiligheid

Veiligheid is in deze branche van groot belang. Met de digitalisering van de werkmappen kan beter toegezien worden op de veiligheid van gegevens en de technici. Alleen de werkverantwoordelijke is in staat om wijzigingen in de werkmappen aan te brengen. Daarnaast voorziet het proces dat alle betrokkenen, vanuit een persoonlijk gebruikersaccount, digitaal akkoord geven bij de start van de uitvoering van de werkzaamheden. Het systeem is hierdoor sluitend en frauderen wordt onmogelijk gemaakt.

 

Afbeelding

Design

De werkwijze van Enexis is zo specifiek dat dit niet met een bestaande oplossing ontwikkeld kon worden. De uiteindelijke oplossing is vanaf de basis ontworpen voor Enexis. Na een uitgebreide analyse- en designfase hadden we duidelijk voor ogen waar de oplossing aan moest voldoen om perfect aan te sluiten bij de wens van Enexis.

‘De tablet app moet in het veld door een divers team kunnen worden gebruikt en het webportaal moet overzicht en structuur bieden voor de werkvoorbereiders. Technici van Enexis werken met zeer specifieke taken waardoor het tijdens het ontwerpproces enorm op de details aankwam. Voor deze taken zijn speciale flows ontworpen en is er gewerkt met een samenhangende set aan kleuren en iconen.

Om de exacte invulling in lijn te houden met de wens van Enexis hebben we in dit project met een aantal korte design sprints gewerkt. Wekelijks stemden we elk scherm, qua layout en functionaliteit, met de daadwerkelijke eindgebruikers af. Vanuit dat perspectief hebben we deze oplossing samen ontworpen en heeft de klant een tool die het vraagstuk volledig en efficiënt heeft opgelost’, aldus Matthijs Klaver, senior UI & UX Designer van dit project.

Afbeelding

Toekomst

De app wordt inmiddels door de technici van Enexis in de regio Drenthe gebruikt en levert een enorme tijdwinst op. Daarbij is de planning overzichtelijker en de controle daarop groter.

 

Jarno van Faassen
UITGELICHT

Move4Mobile heeft onze wensen zeer goed weten te vertalen naar een functionele app.

Zonder dat Move4Mobile op de hoogte was van de aard en het proces van de werkzaamheden binnen Enexis, wisten zij zich hier binnen korte tijd zo in te verdiepen dat de vertaalslag van een wens naar een functionele app zeer vlot en uitermate succesvol verliep.

Jarno van Faassen
Uitvoerder Realisatie Emmen